○ 浅论前端控制思想对电子文件的应用价值思想宣传 ○
要更加超前，机关档案部门和人员介入电子文件管理的时机需要更加提前。
2、前端控制思想对电子文件的应用价值主要表现在两个方面。
首先，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。由于电子文件具有易流失、易更改等特点，文件内容乃至文件本身出现差错的可能性比纸质文件要大得多，其中很多差错及其造成的后果是难以挽回的。只有把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，方可有效地防止对电子文件的损伤和破坏。因此，电子文件管理系统的设计应事先设定采集文件元数据的功能，以支持文件的证据性、真实性和可靠性；应事先确定文件的归档范围、采集时间和方式，以保证归档文件的完整性；应事先控制文件的利用权限，以确保电子文件的信息安全；应事先考虑文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数，以确保文件长期的顺利读取。一句话，档案部门和人员只有在系统设计阶段实行前端控制，才能真正确保电子文件的生成和管理质量。
其次，前端控制是电子文件管理系统优化管理功能、提高管理效率的有效措施。电子文件管理系统不能仅对手工管理流程进行简单地模拟，相反应在整个管理过程中合理安排、并且重新构建业务流程，以尽量减少和消除管理环节的重复和疏漏，从而使电子文件管理达到更加科学、合理和有效的目标。前端控制正是实现上述目标的必要保证，因为它可以在通盘规划电子文件全程管理的基础上，将分散在各业务环节的、带有一定重复性的工作提前实施，从而大大减少重复工作和滞后工作，最大限度地提高管理效率。
档案部门和人员对电子文件从源头进行前端控制，以保证管理的质量和电子文件的确实生成。在电子文件的整个生命过程中始终贯彻全程管理的思想，确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用。正如加拿大当代著名档案学者特里•库克所说，在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将很可能不存在，或至少不可能被鉴定、保存、编目和提供利用。
三、前端控制的管理理念在当前电子文件时代具有特别重要的现实指导意义。
(一)西方国家普遍建立的文件中心已经成为文档一体化管理的有效组织形式
文件中心产生是美国海军部出于经济上的考虑，设立了临时库房来集中保存平时已不常使用的大量文件。由于这种库房及其设施造价低廉，既适应了战后的经济形势，又能满足各联邦机构的相同需求，因而很快在全美推广。后来，其他西方国家受美国启发，纷纷建立了文件中心或类似机构来解决半现行文件的保管和处置难题。到目前，文件中心被普遍视为经济、有效的文档一体化管理机构。文件中心之所以受到西方国家的青睐，不仅是因为它为机关节省文件保管费用，使机关无需专设文件保管机构，具有经济实用的优点，更重要的是因为它符合文件的价值转化规律，可有效地连接机关与档案馆并确保进馆档案的质量，成为一种富于效率的文档一体化管理的组织形式。而这正是国情各不相同的西方国家普遍推崇文件中心的根本原因。
(二)文件中心作为文档一体化管理的有效组织形式的优势体现
一是文件中心具有过渡性，是机关与档案馆之间的“中转站”，能有效地保证文件的“善始善终”。这一点在文件中心的代表性定义中可得到证明。联合国教科文组织认为文件中心是“在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构”；国际档案理事会认为文件中心是“为半现行文件在最终处置之前进行廉价贮存、维护和交流而专门设计建造的建筑物”；法国档案学者达布斯克指出文件中心是“在档案主管机关和文件处置系统的控制之下，对若干互为独立的行政机构形成的半现行文件在销毁或移交到档案馆之前，进行经济合理的保存和服务的保管库房”。
二是文件中心处处体现了一体化特色，可将机关与档案馆牢牢地串联起来。文件中心是兼具保管、提供利用和处置功能的管理机构，其中，保管是最基本的功能，特色在于经济实用。文件中心既能降低机关保管文件的费用；又能确保半现行文件的安全，为进馆打下良好基础。提供利用是最具吸引力的功能，特色在于适时扩展了服务对象的范围。这样可及早实现文档利用一体化。处置的主要依据是机关提交的保管期限表，为确保文件的历史价值，文件中心还要同时征求档案馆的意见，只有双方认可后才执行具体的处置程序。
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