○  浅论前端控制思想对电子文件的应用价值思想宣传  ○

>　　三是把文件中心划归档案部门管辖，档案馆才能更好地实现对机关文件管理的前端控制。国外的文件中心大致分为三种类型——政府系统的文件中心、特定机构的文件中心和商业性文件中心。其中规模最大、最典型的当属政府系统的文件中心。以美国为例，联邦政府的文件中心尽管数量不多，但总体规模是其他类型文件中心无法抗衡的。联邦文件中心的领导体制明显具有一体化特点。在美国，联邦文件中心不再是机关的内部机构，而是独立于机关之外，成为联邦档案系统的组成部分，均由国家档案与文件署统一领导。作为联邦档案系统的指挥中心，该署不仅负责整个政府的档案工作，而且要监督和指导政府机构的文件管理。更确切地说，美国联邦政府系统实行文档统一管理的领导体制，并有《联邦文件管理法》作为法律保障。加拿大、法国、俄罗斯等不少国家也都建立了类似的领导体制。

　　四是文件中心对机关现行文件直到馆藏档案的整个运行过程实现了前后衔接的一体化管理。文件中心的业务程序中最能体现一体化特点的是接收和处置两项活动。文件中心的处置程序分为四步：首先由文件中心向移交机关寄发信函，开列文件处置清单，提出处置意见；其次由机关文件管理人员会同本机关的有关人员进行商讨，回信表明是否赞同处置意见；第三由文件中心同时给国家档案馆发信，要求馆长提出审批意见；第四由文件中心在征得机关与档案馆同意后，进行具体的存毁。

　　(三)文件中心对我国的启示

　　我国现存的档案室体系关键是要在我国建立经济、有效的文档一体化管理机构；建立的具体方式不应是重新建立一套文件中心体系或简单地将档案室改名为文件中心，而应结合实际，使文件中心与档案室共存互补。文件中心对我国当前机关文档管理机构改革的启示主要有三点。

　　首先，以“共存互补”为原则指导我国机关文档管理机构的建立。完全撤销档案室的做法并不现实；保留档案室又重建一套文件中心体系更是没有必要。关键要使我国文档一体化管理机构更为经济和有效，为此，我国建立机关文档管理机构的基本原则应是“共存互补”，即文件中心与档案室共同存在、相互补充、各展所长。档案室仍可保留并积极吸取文件中心的优点加以完善，如有必要或条件具备，可以考虑在一定区域、系统和机关尝试建立文件中心。文件中心并非国外单一的文档一体化管理机构，比如一些欧洲国家文件中心与传统的登记室并存，美国也有一些政府机关保留了与我国档案室类似的机构。这证明建立文档一体化管理机构的最终目的是取得最佳管理效果，机构的名称和形式都不必要整齐划一。

　　其次，加大档案局馆参与机关文档管理的力度，确保文件全过程的有效管理。借鉴国外已有经验设计我国建立机关文档管理机构的基本形式。据此，我国建立文档管理机构可采取两种基本形式：一种是政府系统设立非营利性的文档中心，专门面向各级各类政府机关和国有企事业单位等机构提供文档保管、利用和处置服务，它们不再按照档案室的传统方式设置，改由国家统一安排，分级、分区域、分系统设立若干文档中心。每一个文档中心集中保管若干机关的文件和档案，这种文档中心最好能归属各级档案局(馆)领导，一些行业系统的文档中心也可归属专业档案馆领导。另一种是适应当前文档管理的多元化形势设立营利性的文档中心，专门面向有需要的企业、团体或个人提供文档寄存或是保管、利用和处置全方位服务。其设置方式一是以各级档案局馆为依托设置，借助档案局馆的专业管理和人才资源优势，对有需要或不具备安全保管条件的机关或个人提供文档代管服务，既能减轻机关的压力，又能避免国家档案财富的流失。二是允许设置纯粹商业性的文档中心，可加快实现档案的社会化管理，激发良性竞争；同时国家有必要采取一定措施对其加以控制和规范，避免出现盲目追求利益的不良后果。

　　再次，我国主要应对政府系统文档中心和以各级档案局馆为依托的文档中心进行合理布局。我国对需要设置文档中心的地区、部门或机关实行全盘规划和统筹安排。由于纯粹的商业性文档中心将会根据市场需要来建立，因而。一方面，我国目前中小城市和区县的机关建立了一种新型的文档管理机构——联合档案室，即在相同的行业系统或区域，将原来若干“小而全”的档案室以纵向或横向的方式联合起来，组织成为一个综合性的文档管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。联合档案室实际上就是政府系统文档中心的一种新形式。但是，政府系统文档中心的建立还应上下延伸，在大中城市的大、中型机关以及乡镇都推广建立。建立集约化的文档中心，通过设备、人员和资金的集中配备和使用并实现规模化管理，避免各机关在文档管理上的分散投入，提高工作效率和费用－效益比。同样，规模小却基数大的乡镇也适宜建立集约化的文档中心，总体数量可适当减少，每一个文档中心的接收对象可适当扩大。另一方面，我国可重点在经济发达的城市或开发区(如经济

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